Сертификат ИСО 9001: зачем он нужен и как его получить

Представьте: два поставщика предлагают одинаковую цену и сроки. Закупщик выбирает того, у кого есть сертификат ИСО 9001. Не потому что этот поставщик лучше делает детали или быстрее возит грузы, а потому что за его процессами посмотрел независимый эксперт и подтвердил: порядок есть. Умение превращать фразу «у нас все хорошо работает» в проверяемый факт и сделало этот документ одним из самых востребованных в мире управления.

Важная деталь, которую часто упускают: документ выдается не на товар и не на услугу. Он подтверждает, что система менеджмента качества компании соответствует требованиям исо 9001, то есть процессы описаны, у каждого есть владелец, а результаты измеряются и разбираются. В России действует идентичная национальная версия стандарта - ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Ниже разберем, зачем нужен сертификат, кому он необходим, какие документы готовить и где его оформлять.

Зачем нужен сертификат ИСО 9001

Первая причина - доверие. Клиент не может лично проверить, как устроено производство или сервис поставщика, но может опереться на заключение независимой стороны. Ежегодный обзор ISO Survey, который публикует сама организация ISO, фиксирует более миллиона действующих сертификатов этого стандарта в разных странах. Такая распространенность превратила документ в своего рода общий язык между заказчиками и исполнителями.

Вторая причина - польза внутри компании. Чтобы пройти проверку, приходится навести порядок: описать процессы, распределить ответственность, наладить учет несоответствий и жалоб. В итоге меньше повторяющихся ошибок, проще вводить новых сотрудников, а руководитель видит реальные данные, а не ощущения. Третья причина - формальные требования: многие крупные заказчики и организаторы закупок просят подтвердить наличие СМК или начисляют за нее дополнительные баллы.

Семь принципов, на которых держится стандарт

Требования стандарта опираются на набор принципов менеджмента качества. Именно по ним аудитор оценивает, живет ли система на самом деле или существует только на бумаге:

• ориентация на потребителя;
• лидерство руководства;
• вовлечение персонала;
• процессный подход;
• постоянное улучшение;
• принятие решений на основе фактов;
• управление отношениями с заинтересованными сторонами, в первую очередь с поставщиками.

Заметьте, что среди принципов нет слова «контроль» в привычном смысле. Стандарт предлагает не ловить брак на выходе, а выстроить процессы так, чтобы он не появлялся.

Кому необходим сертификат ИСО 9001

Прямого закона, который обязывал бы каждую компанию получать этот документ, нет: сертификация добровольная. Стандарт универсален и не привязан к отрасли или размеру бизнеса, поэтому его проходят и небольшие производства, и торговые компании, и сервисные организации, и проектные бюро. Чаще других к нему обращаются машиностроение, металлообработка, нефтегазовый сектор, электротехника, строительство, логистика и IT.

Необходимость возникает, как правило, в конкретных ситуациях:

• заказчик или тендерная документация требует подтвердить наличие системы качества;
• компания выходит на экспортные рынки или в цепочки поставок крупных предприятий;
• бизнес вырос, и прежний способ управления «в ручном режиме» перестал работать;
• руководство хочет снизить потери от брака, переделок и жалоб;
• нужно объективно сравнить себя с конкурентами и показать разницу.

Практика показывает, что лучше всего сертификация окупается там, где процессы повторяются изо дня в день: производство, поставки, обслуживание клиентов. В таких компаниях даже небольшое улучшение, умноженное на сотни операций в месяц, дает заметный эффект.

Какие документы нужны для получения ИСО 9001

Документы делятся на две группы. Первая - то, что компания создает для собственной системы качества. Вторая - то, что нужно передать органу по сертификации, чтобы он мог спланировать аудит. Важно не смешивать их: первая группа требует недель работы, вторая собирается за несколько дней.

Документы внутри системы качества

Современная редакция стандарта не требует толстых руководств ради самих руководств. Она говорит о «документированной информации», которая должна быть нужной и актуальной. Обычно в комплект входят:

• описание области применения системы менеджмента качества;
• политика в области качества;
• измеримые цели в области качества;
• описания ключевых процессов и ответственных за них;
• записи о компетентности сотрудников и об обучении;
• результаты внутренних аудитов и анализа со стороны руководства;
• данные о выявленных несоответствиях и корректирующих действиях.

Пакет для органа по сертификации

Для заявки обычно требуются учредительные документы организации, описание видов деятельности и выпускаемой продукции, сведения об организационной структуре и численности персонала, а также информация о площадках, на которых будет проходить проверка. Точный перечень зависит от конкретного органа, поэтому его лучше уточнить до подачи заявки. Отдельно стоит подготовить сотрудников, которые станут внутренними аудиторами: без них система не сможет проверять сама себя.

Как получить ИСО 9001

Путь к сертификату состоит из двух больших частей: сначала компания строит и запускает систему, затем ее проверяет независимая сторона. Спешить с первой частью бессмысленно, потому что аудитор смотрит не на красивые папки, а на то, как процессы работают в реальности: разговаривает с сотрудниками, изучает записи и наблюдает за операциями.

1. Определить область применения и сформулировать цели в области качества.
2. Описать процессы, назначить ответственных и разработать необходимые документы.
3. Внедрить систему в ежедневную работу и обучить персонал.
4. Провести внутренний аудит и анализ со стороны руководства.
5. Выбрать орган по сертификации и подать заявку.
6. Пройти сертификационный аудит в два этапа.
7. Устранить выявленные несоответствия, если они есть.
8. Получить сертификат и внести его данные в собственные материалы о компании.

Что происходит на аудите

Ниже показано, как выглядит проверка по этапам и что компания получает на каждом из них.

Этап	Что происходит	Результат для компании
Внутренний аудит	Собственные специалисты проверяют процессы на соответствие стандарту	Список слабых мест до прихода внешних аудиторов
Первый этап аудита	Аудитор изучает документы и оценивает готовность системы	Заключение о готовности к основной проверке
Второй этап аудита	Проверка на площадках: интервью, наблюдение, анализ записей	Отчет с замечаниями или подтверждение соответствия
Решение о выдаче	Орган по сертификации анализирует отчет	Сертификат
Надзорные аудиты	Ежегодная проверка того, что система продолжает работать	Сохранение действия документа

Сертификат обычно действует три года. В течение этого срока проводятся ежегодные надзорные аудиты, а перед окончанием срока - ресертификация. Если система заброшена, а замечания игнорируются, действие документа могут приостановить.

Где получить сертификат ИСО 9001

Сертификат выдают органы по сертификации систем менеджмента. Главное требование к ним - аккредитация в соответствующей области. Если документ нужен для работы с зарубежными партнерами, стоит уточнить, признается ли аккредитация органа на международном уровне: некоторые заказчики принимают только такие сертификаты. Для внутреннего рынка обычно достаточно сертификата ГОСТ Р ИСО 9001-2015 от органа, чья компетентность подтверждена в российской системе аккредитации.

При выборе исполнителя полезно проверить несколько вещей:

• наличие действующей аккредитации и ее соответствие вашей отрасли;
• возможность проверить выданный сертификат в открытых реестрах;
• понятный порядок аудита с двумя этапами и последующим надзором;
• прозрачный расчет стоимости, который зависит от численности, числа площадок и сложности процессов;
• готовность аудитора приехать на вашу площадку, а не ограничиться перепиской.

Насторожить должны предложения оформить документ за пару дней без единого визита и без разговора с сотрудниками. Настоящая проверка не бывает мгновенной, а «бумажный» сертификат без реальной системы не защитит ни от претензий заказчика, ни от проверки при тендере. Гораздо выгоднее один раз выстроить работающую систему и получить документ, который выдержит любой вопрос.

 

Источник: TopClimat.ru